Kto wydaje zaświadczenie
- Spółdzielnia mieszkaniowa – gdy mieszkanie jest w jej zasobach, zarówno przy spółdzielczym własnościowym prawie do lokalu, jak i przy odrębnej własności w budynku zarządzanym przez spółdzielnię. Przy spółdzielczym prawie często wydaje je razem z zaświadczeniem o przysługującym prawie do lokalu.
- Wspólnota mieszkaniowa albo jej zarządca – gdy mieszkanie jest odrębną własnością w budynku ze wspólnotą. W praktyce wniosek składa się zwykle w biurze firmy zarządzającej budynkiem.
- Zarządca budynku gminnego – gdy mieszkanie wykupione od gminy jest w budynku, w którym gmina wciąż ma lokale, a wspólnotą administruje miejska jednostka albo firma zarządzająca.
Termin wydania i ewentualną opłatę ustala wydający, więc zapytaj o nie przy zamawianiu. Nazwę i dane zarządcy znajdziesz na tablicy ogłoszeń w klatce, w rozliczeniu opłat albo w uchwałach wspólnoty.
Co zawiera zaświadczenie
- adres i oznaczenie lokalu,
- dane właściciela albo osoby, której przysługuje spółdzielcze prawo,
- informację, że na wskazany dzień nie ma zaległości w opłatach – zaliczkach na koszty zarządu, funduszu remontowym, mediach rozliczanych przez zarządcę,
- czasem informację o nadpłacie albo o trwającym okresie rozliczeniowym, np. ciepła i wody,
- datę, podpis i pieczęć wydającego.
Zaświadczenie opisuje stan na konkretny dzień. Nie mówi, ile wyjdzie rozliczenie ciepła za bieżący sezon – to zwykle rozlicza się po jego zakończeniu.
Jak zamówić
- Zapytaj spółdzielnię albo zarządcę, w jakiej formie przyjmują wnioski: na piśmie w biurze, mailem, przez system dla mieszkańców.
- Podaj adres lokalu, swoje dane i cel – „do aktu notarialnego sprzedaży”. Przy spółdzielczym prawie poproś od razu także o zaświadczenie o przysługującym prawie do lokalu.
- Jeśli zamawia ktoś w Twoim imieniu, zapytaj wydającego, jakiego upoważnienia wymaga – do samego zaświadczenia zwykle nie trzeba pełnomocnictwa do sprzedaży. O pełnomocnictwie do aktu piszemy w poradniku pełnomocnictwo do sprzedaży mieszkania.
- Zapłać opłatę, jeśli wydający ją pobiera, i ustal, kiedy odbierzesz dokument.
- Przed wnioskiem zapłać bieżące opłaty – zaświadczenie z niewielką zaległością za ostatni miesiąc to niepotrzebny kłopot przy akcie.
Wzór wiadomości (do skopiowania; wydający może wymagać własnego formularza albo potwierdzenia, że masz prawo do lokalu):
Temat: Wniosek o potwierdzenie stanu rozliczeń lokalu
Proszę o wydanie dokumentu potwierdzającego stan rozliczeń lokalu [adres i numer lokalu], do którego przysługuje mi [odrębna własność / spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu]. Dokument jest potrzebny do sprzedaży planowanej na [data]. Proszę o wskazanie dnia, na który potwierdzane jest saldo, zakresu uwzględnionych opłat oraz – jeśli to możliwe – okresów mediów, które nie są jeszcze rozliczone. Proszę też o informację o terminie wydania, koszcie, wymaganych załącznikach i sposobie odbioru.
[imię i nazwisko, telefon albo e-mail, podpis]
Po co kupującemu i notariuszowi
Zaświadczenie potwierdza, że na dzień wydania opłaty za mieszkanie są uregulowane. Kupujący wie, jak wyglądały rozliczenia ze spółdzielnią lub wspólnotą w dniu i w zakresie podanym w dokumencie – zaświadczenie nie obejmuje przyszłych rozliczeń ani innych wierzycieli. Notariusz często prosi o nie przy akcie albo odnotowuje oświadczenie sprzedającego o braku zaległości. Bank kupującego z kredytem też może chcieć je zobaczyć. Zapytaj kancelarię, czy w Twojej sprawie jest wymagane.
Czy długi przechodzą na kupującego
Zaległości w opłatach za zarząd nieruchomością wspólną albo w opłatach do spółdzielni są co do zasady osobistym długiem dotychczasowego właściciela. Po sprzedaży wspólnota czy spółdzielnia dochodzi ich od sprzedającego, a nie od kupującego. Wyjątek to dług zabezpieczony hipoteką, np. przymusową wpisaną na wniosek wspólnoty – taka hipoteka obciąża mieszkanie także po sprzedaży.
Dlatego kupujący sprawdza dwie rzeczy: zaświadczenie o braku zaległości i dział IV księgi wieczystej, w którym wpisuje się hipoteki. Jak czytać księgę, opisujemy w poradniku jak sprawdzić księgę wieczystą. Nawet gdy dług formalnie nie przechodzi, nowy właściciel nie chce zaczynać od sporu z sąsiadami i zarządcą.
Kiedy je zamówić
Zaświadczenie opisuje stan na konkretny dzień, więc nie zamawiaj go na wiele tygodni przed aktem. Najlepiej, gdy znasz już termin umowy. Kancelaria może oczekiwać dokumentu wydanego niedawno, więc zapytaj, jak świeży ma być. Jeśli spółdzielnia wydaje zaświadczenia wolno, zapytaj o termin od razu po podpisaniu umowy przedwstępnej.
Gdy masz zaległości
- Spłać je przed aktem i poproś o zaświadczenie po zaksięgowaniu wpłaty.
- Spłata z ceny – jeśli nie masz pieniędzy przed sprzedażą, w akcie można zapisać, że część ceny kupujący przeleje bezpośrednio na rachunek spółdzielni albo wspólnoty. Zapytaj notariusza i wydającego, jaką kwotę i jaki rachunek wskazać.
- Sporne rozliczenie – gdy nie zgadzasz się z wyliczeniem, poproś zarządcę o szczegóły na piśmie i powiedz o sporze kupującemu. Ukrywanie zaległości zwykle wychodzi przy akcie.
Inne zaświadczenia – nie pomyl ich
| Dokument | Kto wydaje | Kiedy potrzebny |
|---|---|---|
| Zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami | spółdzielnia, wspólnota albo zarządca | zwykle przy każdej sprzedaży |
| Zaświadczenie o przysługującym prawie do lokalu | spółdzielnia | spółdzielcze własnościowe prawo, zwłaszcza bez księgi wieczystej |
| Zaświadczenie o osobach zameldowanych | urząd gminy (opłata skarbowa 17 zł) | gdy kupujący albo notariusz o nie prosi |
| Zaświadczenie z urzędu skarbowego o podatku od spadku lub darowizny | urząd skarbowy | mieszkanie ze spadku albo z darowizny – chyba że nabycie nastąpiło umową w formie aktu notarialnego albo było zwolnione z podatku na podstawie art. 4a ustawy o podatku od spadków i darowizn (art. 19 ust. 6–7); zapytaj notariusza |
| Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach | urząd skarbowy | przy zwykłej sprzedaży mieszkania zwykle niepotrzebne |
Media i rozliczenia przy wydaniu
Zaświadczenie dotyczy opłat na rzecz spółdzielni lub wspólnoty. Prąd, gaz czy internet rozliczasz osobno z dostawcami. Stany liczników zapisz w protokole przy wydaniu mieszkania, zob. protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania. Tam też ustalcie, kto odbierze nadpłatę albo dopłaci niedopłatę z rozliczenia sezonu grzewczego.
Brak zaległości w dniu wydania zaświadczenia nie wyklucza późniejszej dopłaty: okres rozliczeniowy ciepła czy wody może jeszcze trwać. Przed sprzedażą zapytaj zarządcę, jak rozlicza zmianę właściciela i jakie odczyty są potrzebne. Wasze ustalenia z kupującym nie zmieniają zasad, na jakich rozlicza wspólnota albo dostawca – zachowajcie rozliczenia, protokół i ustalenia, żeby dało się sprawdzić, skąd wzięła się późniejsza kwota.
Pozostałe dokumenty
Zaświadczenie to jeden z kilku dokumentów do aktu. Pełną listę do wydruku znajdziesz w poradniku jakie dokumenty do sprzedaży mieszkania, a o specyfice spółdzielczego prawa piszemy w poradniku sprzedaż mieszkania spółdzielczego.
Zanim zbierzesz dokumenty – cena
Dokumenty zamawiasz zwykle wtedy, gdy masz już kupującego, a wcześniej trzeba ustalić cenę. Zobacz w bezpłatnym szacunku, za ile sprzedają się podobne mieszkania w okolicy. Cenę ofertową możesz potem omówić z ekspertem na konsultacji cenowej (30 minut, 199 zł).
Pytania i odpowiedzi
Jak długo ważne jest zaświadczenie o niezaleganiu?
Przepisy nie określają terminu ważności. Zaświadczenie opisuje stan na dzień wydania, a to, czy jest „wystarczająco świeże”, ocenia notariusz albo bank kupującego. Zapytaj kancelarię przed zamówieniem.
Ile kosztuje zaświadczenie ze spółdzielni albo od zarządcy?
To zależy od wydającego – część spółdzielni i zarządców wydaje je bezpłatnie, część pobiera opłatę według swojego cennika. Zapytaj przy składaniu wniosku.
Czy notariusz musi dostać takie zaświadczenie?
Nie zawsze. Często wystarcza oświadczenie sprzedającego w akcie, ale kupujący i jego bank zwykle chcą dokumentu. W praktyce łatwiej go mieć, niż tłumaczyć, dlaczego go nie ma.
Czy kupujący odpowiada za długi poprzedniego właściciela?
Co do zasady nie – zaległości w opłatach to dług osobisty sprzedającego. Wyjątkiem jest dług zabezpieczony hipoteką wpisaną do księgi wieczystej.
Mieszkanie jest w małym budynku bez zarządcy. Co wtedy?
Gdy w budynku są wyodrębnione lokale, wspólnota mieszkaniowa istnieje także wtedy, gdy jest mała i nie ma zawodowego zarządcy – zarząd mogą sprawować sami właściciele. Zaświadczenie może wtedy wystawić osoba albo zarząd, który prowadzi rozliczenia. Jeśli nikt ich nie prowadzi, kupujący opiera się na oświadczeniu w akcie i na rozliczeniach, które mu pokażesz.
Stan prawny na: październik 2026. To informacja ogólna, nie porada prawna ani podatkowa. Przepisy i stawki się zmieniają – przed transakcją potwierdź szczegóły u notariusza, a sprawy podatkowe z doradcą podatkowym albo w urzędzie skarbowym.
Źródła
- Ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych (ISAP)
- Ustawa o własności lokali (ISAP)
- Ustawa o podatku od spadków i darowizn – tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 478, art. 19 ust. 6–7 (ELI)
- ePUAP – Zaświadczenie o ilości osób zameldowanych w lokalu lub budynku
- Elektroniczne Księgi Wieczyste – Ministerstwo Sprawiedliwości
·