Termin wydania – ustal go wcześniej
Termin wydania wpisuje się do umowy przedwstępnej i do aktu sprzedaży. Sprzedający, który kupuje kolejne mieszkanie, potrzebuje czasu na przeprowadzkę. Kupujący chce wprowadzić się jak najszybciej, a przy kredycie bank może chcieć potwierdzenia, że mieszkanie zostało wydane, zanim wypłaci ostatnią transzę.
Kupujący czasem prosi, by sprzedający poddał się w akcie egzekucji co do wydania mieszkania. Taki zapis ułatwia kupującemu działanie, gdyby sprzedający nie opuścił lokalu w terminie. O skutkach zapytaj notariusza.
Co zmienia się z wydaniem
Kodeks cywilny stanowi, że z chwilą wydania rzeczy przechodzą na kupującego korzyści i ciężary z nią związane oraz ryzyko jej przypadkowej utraty lub uszkodzenia, jeśli strony nie umówiły się inaczej (art. 548 § 1). Od dnia wydania za media i opłaty zwykle płaci już kupujący, dlatego data i godzina w protokole mają znaczenie. Ten przepis dotyczy rozliczeń między Tobą a kupującym – umów z dostawcami prądu czy gazu sam nie zmienia. Protokół opisuje stan w chwili wydania, ale sama jego data nie dowodzi, kiedy powstała szkoda (np. zalanie) ani kto za nią odpowiada.
Co wpisać do protokołu
- Strony, adres, data i godzina wydania, numer księgi wieczystej albo odwołanie do aktu notarialnego (data, numer repertorium).
- Stany liczników – prąd, gaz, woda zimna i ciepła, ciepło (podzielniki albo licznik), z numerami liczników. Zrób zdjęcia.
- Klucze i piloty – ile kompletów: do mieszkania, klatki, skrzynki, piwnicy, garażu; karty i piloty do bramy.
- Wyposażenie, które zostaje – zgodnie z umową: meble, sprzęt AGD, lampy. Najlepiej lista.
- Stan mieszkania – krótki opis i widoczne usterki. Zdjęcia dołączone do protokołu pomagają później.
- Dokumenty przekazane kupującemu – np. instrukcje, gwarancje sprzętów, dane zarządcy, karty do pieca.
- Ustalenia co do rozliczeń – kto odbierze nadpłatę albo dopłaci niedopłatę za media.
- Podpisy obu stron. Każda strona dostaje swój egzemplarz.
Przepisy nie narzucają wzoru protokołu. Wystarczy kompletny opis na kartce podpisanej przez obie strony. Wygodnie jest przygotować go w dwóch egzemplarzach przed spotkaniem i dopisać w mieszkaniu tylko odczyty i uwagi.
Wzór protokołu – układ, który wystarczy
- Nagłówek: „Protokół zdawczo-odbiorczy lokalu mieszkalnego”, miejsce, data i godzina.
- Strony: imiona i nazwiska sprzedającego i kupującego (albo pełnomocników) – tak jak w akcie. Numery dowodów nie są potrzebne, wystarczy odwołanie do aktu.
- Lokal: adres, numer księgi wieczystej, data i numer aktu sprzedaży.
- Przebieg: co i kiedy faktycznie przekazano – lokal i klucze.
- Tabela urządzeń pomiarowych: rodzaj, numer, odczyt, jednostka, numer zdjęcia.
- Klucze, piloty, karty – rodzaj i liczba.
- Wyposażenie pozostawione w lokalu – zgodnie z ustaleniami.
- Stan lokalu i zastrzeżenia: miejsce, opis, zdjęcie i stanowisko każdej strony.
- Pozostałe czynności: co, kto, do kiedy (np. zabranie rzeczy z piwnicy, przekazanie korespondencji).
- Rozliczenia, które przyjdą później: okres, rodzaj, jak się rozliczycie.
- Załączniki: lista zdjęć i dokumentów – taka sama u obu stron.
- Podpisy.
Nie dopisuj z automatu „odbiór bez zastrzeżeń” ani zrzeczenia się roszczeń – wpisz to, co naprawdę zdarzyło się przy wydaniu.
Jak spisać liczniki
- Prąd i gaz – odczyt i numer licznika z tabliczki. Dostawcy proszą o oba przy zmianie umowy.
- Woda – każdy wodomierz osobno (zimna i ciepła, kuchnia i łazienka). Numery są na korpusie albo na plombie.
- Ciepło – w blokach często są podzielniki kosztów na grzejnikach. Podzielnik to nie licznik: pokazuje jednostki do podziału kosztów, a nie zużyte ciepło. Odczytuje go firma rozliczeniowa, więc wpisz w protokole datę wydania i zgłoś ją zarządcy. Jeśli w mieszkaniu jest ciepłomierz, spisz jego odczyt z jednostką.
- Zdjęcia – z widocznym numerem i odczytem, najlepiej z datą w pliku. Przydadzą się, gdy rozliczenie przyjdzie po kilku miesiącach.
Media i opłaty – kto co zgłasza
- Prąd i gaz – kupujący zawiera nową umowę, sprzedający rozwiązuje swoją. Obaj podają dostawcy stany liczników z protokołu.
- Wspólnota albo spółdzielnia – zgłoś zmianę właściciela i datę wydania. Rozliczenie zaliczek na ciepło i wodę zwykle robi zarządca po okresie rozliczeniowym. Uzgodnijcie w protokole, kto odbierze ewentualną nadpłatę albo dopłaci niedopłatę.
- Internet i telewizja – umowy są na osobę, nie na mieszkanie. Sprawdź warunki wypowiedzenia albo przeniesienia usługi pod nowy adres.
- Odpady – deklarację o opłacie za gospodarowanie odpadami składa się w gminie albo w spółdzielni czy wspólnocie, zależnie od miasta. Zapytaj zarządcę.
- Podatek od nieruchomości – zapytaj w urzędzie gminy, jak rozliczyć rok sprzedaży. Kupujący składa informację jako nowy właściciel.
Zaświadczenie o braku zaległości wobec spółdzielni albo wspólnoty kupujący zwykle dostaje jeszcze przed aktem – zob. zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami.
Usterki – co daje protokół, a czego nie
Protokół zapisuje stan widoczny w dniu wydania. Przy sprzedaży między osobami prywatnymi sprzedający odpowiada z tytułu rękojmi za wady fizyczne, chyba że strony w umowie ją ograniczyły albo wyłączyły (art. 556 i 558 Kodeksu cywilnego). Nie ograniczy jej jednak co do wady, którą sprzedający podstępnie zataił. Sprzedający nie odpowiada za wadę, o której kupujący wiedział w chwili zawarcia umowy (art. 557 § 1) – liczy się więc wiedza z dnia aktu, a nie z dnia wydania.
Dlatego wady, o których wiesz – np. przeciekające okno albo niedziałający domofon – pokaż i opisz kupującemu przed aktem, najlepiej na piśmie. Samo wpisanie wady do protokołu dopiero po akcie nie wyłącza Twojej odpowiedzialności, ale protokół może potwierdzić, w jakim stanie lokal przekazano.
Gdy nie zgadzacie się co do stanu mieszkania
Wpisz konkretne zastrzeżenie i stanowisko drugiej strony. Oddziel potwierdzenie przekazania kluczy od oceny stanu lokalu i od ustaleń o usunięciu usterki. Nie podpisuj zdania, które nie opisuje tego, co się wydarzyło. Jeśli protokołu nie udało się podpisać wspólnie, zachowaj korespondencję, zdjęcia i notatki ze spotkania, a dalsze kroki ustal według umowy. Notatka spisana przez jedną stronę nie jest protokołem zaakceptowanym przez obie.
Meldunek i rzeczy osobiste
Meldunek to obowiązek ewidencyjny związany z miejscem, w którym faktycznie mieszkasz – sam nie daje ani nie odbiera prawa do lokalu. Gdy wyprowadzasz się na stałe, wymelduj się i poproś o to inne osoby, które też się wyprowadzają. Kupujący często chce mieć pewność, że w lokalu nikt nie jest zameldowany. Zaświadczenie o liczbie osób zameldowanych opisujemy w poradniku jakie dokumenty do sprzedaży mieszkania, a meldunek – w poradniku meldunek i służebność przy sprzedaży. Opróżnij piwnicę i komórkę, zabierz korespondencję i zmień adres w urzędach i bankach.
Gdy wydanie jest po akcie
Między aktem a wydaniem mieszkanie należy już do kupującego, a Ty w nim jeszcze mieszkasz. Ustalcie na piśmie:
- kto płaci media i czynsz w tym czasie,
- czy kupujący może wejść do mieszkania, np. z ekipą remontową albo żeby zmierzyć pokoje,
- co się dzieje przy opóźnieniu – np. kara umowna za każdy dzień zwłoki,
- czy część ceny jest płatna dopiero po wydaniu albo trafia do depozytu notarialnego.
Najważniejsze z tych ustaleń – zwłaszcza zapłatę części ceny po wydaniu, depozyt i karę umowną – przygotuj z kancelarią przed aktem i wpisz do umowy. Protokół potwierdza potem, że warunek został spełniony.
Przed wydaniem – krótka lista
- Zdjęcia liczników i pomieszczeń z datą.
- Komplet kluczy i pilotów.
- Lista wyposażenia zgodna z umową.
- Dwa egzemplarze protokołu do podpisu.
- Numer konta i dane kontaktowe do rozliczenia mediów.
- Wymeldowanie osób, które się wyprowadzają, i pusta piwnica.
Jeszcze przed sprzedażą
Jeśli dopiero zaczynasz, najpierw ustal cenę. Bezpłatny szacunek pokaże, ile płaci się za podobne mieszkania w okolicy, a na konsultacji cenowej (30 minut, 199 zł) omówisz z ekspertem dane, na których oprzesz cenę ofertową i kwotę minimalną. Dalsze kroki opisujemy w poradniku akt notarialny sprzedaży mieszkania.
Pytania i odpowiedzi
Czy protokół zdawczo-odbiorczy jest obowiązkowy?
Nie. Przepisy go nie wymagają, ale bez niego trudno udowodnić stan liczników, liczbę kluczy i to, co zostało w mieszkaniu. Bank kupującego może też poprosić o potwierdzenie wydania.
Kto przygotowuje protokół?
Dowolna strona albo pośrednik, jeśli bierze udział w sprzedaży. Ważne, żeby obie strony przeczytały go przed podpisem i każda miała swój egzemplarz.
Co, jeśli kupujący nie chce podpisać protokołu?
Zapytaj, z czym się nie zgadza, i wpiszcie jego uwagi wraz z Twoim stanowiskiem. Protokół z uwagami jest lepszy niż żaden. Jeśli kupujący odmawia odbioru bez powodu, zachowaj dowody – zdjęcia, wiadomości, świadków – i poradź się prawnika. Notatka spisana tylko przez Ciebie nie jest protokołem podpisanym przez obie strony.
Czy do protokołu trzeba dołączyć zdjęcia?
Nie trzeba, ale warto. Zdjęcia liczników i pomieszczeń z datą pomagają, gdy rozliczenie albo spór pojawi się później – choć same niczego nie przesądzają.
Czy wada wpisana do protokołu zwalnia sprzedającego z rękojmi?
Nie automatycznie. Sprzedający nie odpowiada za wadę, o której kupujący wiedział w chwili zawarcia umowy (art. 557 § 1 KC). Jeśli kupujący dowiedział się o wadzie dopiero przy wydaniu, po akcie, wpis w protokole tego nie zmienia. Znane wady ujawnij przed aktem.
Kiedy kupujący przejmuje opłaty za mieszkanie?
Co do zasady od dnia wydania, bo wtedy przechodzą na niego korzyści i ciężary (art. 548 KC). Strony mogą ustalić inaczej – wtedy zapiszcie to w akcie.
Stan prawny na: październik 2026. To informacja ogólna, nie porada prawna ani podatkowa. Przepisy i stawki się zmieniają – przed transakcją potwierdź szczegóły u notariusza, a sprawy podatkowe z doradcą podatkowym albo w urzędzie skarbowym.
Źródła
- Kodeks cywilny – tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795: przejście korzyści i ciężarów (art. 548), rękojmia (art. 556–558) (ELI)
- Kodeks postępowania cywilnego – tytuły egzekucyjne (art. 777) (ISAP)
- ePUAP – Zaświadczenie o ilości osób zameldowanych w lokalu lub budynku
·