Dokumenty do sprzedaży mieszkania – lista do odhaczenia

Autor: Piotr Sułkowski · Podatki i formalności · Czas czytania: 12 min · Aktualizacja treści: 10.10.2026

Notariusz przed aktem sprawdza, czy możesz sprzedać mieszkanie i czy nie ma na nim obciążeń. Im szybciej zbierzesz dokumenty, tym krócej trwa droga od umowy przedwstępnej do aktu. Poniżej lista do odhaczenia – wydrukuj ją przyciskiem „Drukuj / zapisz PDF” pod tekstem albo wyślij ją sobie e-mailem. Zanim zaczniesz, zapytaj kancelarię, czego wymaga w Twoim przypadku.

W skrócie

Prawie zawsze: dokument tożsamości, dokument nabycia, numer księgi wieczystej i świadectwo charakterystyki energetycznej; pozostałe zaświadczenia – według ustaleń z kancelarią.
Część listy zależy od tego, czy masz odrębną własność, czy spółdzielcze prawo do lokalu.
Przy spadku lub darowiźnie potrzebne może być zaświadczenie z urzędu skarbowego, a przy kredycie – dokumenty z banku.
Zanim zaczniesz, zapytaj kancelarię, czego wymaga w Twoim przypadku.

Przy dokumentach podajemy, kto je wydaje. Czas i opłatę podajemy tylko wtedy, gdy wynikają z przepisów albo z informacji urzędu. Tam, gdzie zależą od spółdzielni, zarządcy czy banku, zapytaj ich wprost.

Dokumenty do sprzedaży mieszkania w czterech grupach: zawsze dowód osobisty, dokument nabycia, numer księgi wieczystej i świadectwo energetyczne; zaświadczenia o braku zaległości, o osobach zameldowanych i ze spółdzielni; przy spadku lub darowiźnie stwierdzenie nabycia spadku i zaświadczenie z urzędu skarbowego; przy kredycie kwota i rachunek do spłaty oraz zgoda na wykreślenie hipoteki. — Infografika: Dokumenty do sprzedaży mieszkania. Przepisy, opracowanie wycenowo.pl · stan prawny: październik 2026. Pobierz infografikę (PNG)

Nie każdy punkt dotyczy każdej sprzedaży. Część dokumentów wymagają przepisy, część zależy od stanu prawnego mieszkania, a część to oczekiwania kupującego, jego banku albo kancelarii. Prześlij kancelarii informację o rodzaju prawa do lokalu, sposobie i dacie jego nabycia, współwłaścicielach, obciążeniach i o tym, czy kupujący bierze kredyt – na tej podstawie ustalicie potrzebny zestaw. Nie zamawiaj zaświadczeń na zapas: część może Cię nie dotyczyć albo będzie wymagała odświeżenia przed aktem. Przy każdej pozycji zapisz, kto ją wydaje, kiedy złożyłeś wniosek, koszt i datę ważności akceptowaną przez kancelarię. Zamówienie zaświadczenia nie rozwiąże przy tym np. sporu o własność.

Wyślij listę na e-mail

Dostaniesz listę w wiadomości – do odhaczania w telefonie – i link do wersji do druku albo zapisania jako PDF. To jedna wiadomość: adresu e-mail nie zapisujemy. Polityka prywatności.

1. Przy każdej sprzedaży

Dowód osobisty albo paszport – każdej osoby, która sprzedaje.
Dokument nabycia mieszkania – umowa, dokument spadkowy albo podział majątku (szczegóły w punkcie 3).
Numer księgi wieczystej – jeśli księga jest założona. Jak go znaleźć i sprawdzić treść księgi – w punkcie 4.
Świadectwo charakterystyki energetycznej – sprzedający przekazuje je kupującemu przy akcie, a notariusz odnotowuje to w akcie. Kupujący nie może zrzec się jego otrzymania. Kto wydaje: osoba uprawniona do sporządzania świadectw; świadectwo ma numer z centralnego rejestru. Jest ważne 10 lat, ale traci ważność wcześniej, gdy prace budowlane albo instalacyjne zmieniły charakterystykę energetyczną mieszkania. W obecnej formie obowiązek działa od 28 kwietnia 2023 r. i obejmuje też spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu.
Zaświadczenie o braku zaległości w opłatach – Kto wydaje: zarządca albo wspólnota mieszkaniowa; przy mieszkaniu w zasobach spółdzielni wydaje je spółdzielnia. Termin i ewentualną opłatę ustala wydający – zapytaj przy zamawianiu.
Zaświadczenie o liczbie osób zameldowanych w lokalu – Kto wydaje: urząd gminy (w miastach – urząd miasta); wniosek można złożyć też przez ePUAP. Opłata skarbowa 17 zł. Urząd wydaje zaświadczenie bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w 7 dni od złożenia wniosku. Kupujący i notariusze często o nie proszą – zapytaj kancelarię, czy będzie potrzebne w Twojej sprawie.

2. Odrębna własność czy spółdzielcze prawo

Sprawdź w dokumencie nabycia, co dokładnie masz. Od tego zależy część listy.

Odrębna własność lokalu (z księgą wieczystą)

Numer i aktualna treść księgi wieczystej – działy II–IV bez niespodzianek: właściciele zgodni z osobami, które sprzedają, bez nieujawnionych roszczeń i hipotek do spłaty.
Zaświadczenie od zarządcy lub wspólnoty – o braku zaległości (punkt 1).

Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu

Zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym Ci prawie do lokalu – Kto wydaje: spółdzielnia mieszkaniowa. Notariusz potrzebuje go do aktu. Dla takiego prawa nie zawsze jest założona księga wieczysta – wtedy to zaświadczenie potwierdza, że prawo należy do Ciebie.
Zaświadczenie ze spółdzielni o braku zaległości – często wydawane razem z zaświadczeniem o prawie. Zapytaj o to przy zamawianiu.
Numer księgi wieczystej, jeśli jest założona – bank kupującego z kredytem zwykle wymaga hipoteki, a tę można wpisać tylko do księgi. Szczegóły w poradniku sprzedaż mieszkania spółdzielczego.

Umowa sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu wymaga formy aktu notarialnego, tak jak sprzedaż odrębnej własności. Po akcie notariusz przesyła wypis spółdzielni.

3. Skąd masz mieszkanie – dokument nabycia

Kupno albo darowizna

Akt notarialny umowy kupna albo darowizny – wypis masz od notariusza, który sporządzał umowę. Jeśli go nie masz, kancelaria, w której podpisano umowę, wyda kolejny wypis.

Spadek

Postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia – Kto wydaje: sąd rejonowy albo notariusz. Oba dokumenty mają taką samą moc. Notariusz odmówi sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia m.in. wtedy, gdy nie wszyscy możliwi spadkobiercy biorą w nim udział – wtedy zostaje sąd.
Umowa albo postanowienie o dziale spadku – jeśli spadkobierców jest kilku, a mieszkanie ma przypaść jednej osobie. Bez działu sprzedają wszyscy współwłaściciele razem.
Zaświadczenie z urzędu skarbowego – w sprawie podatku od spadków i darowizn – tylko gdy nie obejmuje Cię żaden wyjątek (zob. punkt 6).

O cenie mieszkania, które ma kilku spadkobierców, piszemy w poradniku mieszkanie ze spadku – wartość.

Podział majątku po rozwodzie albo po ustaniu wspólności

Umowa o podział majątku (akt notarialny) albo postanowienie sądu o podziale majątku – sam wyrok rozwodowy zwykle nie dzieli majątku. Dopóki podziału nie ma, sprzedają oboje byli małżonkowie.

Jak ustalić wartość przy podziale – w poradniku wartość mieszkania przy podziale majątku.

4. Księga wieczysta – numer i sprawdzenie online

Numer księgi znajdziesz w akcie nabycia albo w dokumentach z sądu. Składa się z kodu wydziału sądu, numeru księgi i cyfry kontrolnej. Jeśli go nie masz, uzyskasz go w wydziale ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego dla miejsca położenia mieszkania.

Poważny kupujący poprosi o numer księgi, żeby ją sprawdzić przed umową – księgi wieczyste są jawne, więc to normalna prośba. Jeśli nie chcesz podawać go każdemu przez telefon, podaj go po oglądaniu albo wstępnej rozmowie.

Sprawdź treść księgi online – w serwisie Elektroniczne Księgi Wieczyste (ekw.ms.gov.pl) Ministerstwa Sprawiedliwości. Przeglądanie treści jest bezpłatne, potrzebny jest tylko numer księgi. Odpis, wyciąg albo zaświadczenie zamówisz tam za opłatą – notariusz często pobiera dane sam.
Dział II: właściciele – czy wpisane są wszystkie osoby, które sprzedają, i nikt więcej. Po spadku w księdze może jeszcze widnieć zmarły – wtedy prawo wykazujesz dokumentem spadkowym, a notariusz powie, czy trzeba najpierw zmienić wpis.
Dział III: prawa i roszczenia osób trzecich – np. służebności, roszczenia, ostrzeżenia.
Dział IV: hipoteki – czy wszystkie hipoteki dotyczą kredytów spłaconych albo takich, które spłacisz przy sprzedaży.

Jak czytać poszczególne działy – w poradniku jak sprawdzić księgę wieczystą.

5. Gdy na mieszkaniu jest kredyt

Zaświadczenie z banku o kwocie do spłaty – na dzień transakcji, z numerem rachunku do spłaty. Kto wydaje: Twój bank. Termin i opłatę ustala bank.
Zgoda banku na wykreślenie hipoteki po spłacie (tzw. promesa) – promesa to zobowiązanie banku, że po wpływie wskazanej kwoty wyda zgodę na wykreślenie hipoteki – a nie sama zgoda. Kupujący albo jego bank zwykle wymaga promesy przed zapłatą. Kto wydaje: Twój bank.
Po spłacie: dokument do wykreślenia hipoteki – bank wydaje zgodę na wykreślenie, a wniosek do księgi składa się w sądzie. Zapytaj notariusza, kto go złoży.

Cały przebieg – w poradniku sprzedaż mieszkania z kredytem hipotecznym.

6. Zaświadczenie z urzędu skarbowego – tylko w niektórych sytuacjach

Dotyczy mieszkań otrzymanych w spadku, w zapisie albo w darowiźnie. Ustawa o podatku od spadków i darowizn pozwala notariuszowi sporządzić akt sprzedaży takiego mieszkania dopiero po przedstawieniu zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego, że podatek zapłacono, że nabycie jest zwolnione albo że zobowiązanie się przedawniło – albo za pisemną zgodą naczelnika. Od 13 lipca 2025 r. zaświadczenie nie jest potrzebne, gdy nabycie nastąpiło na podstawie umowy w formie aktu notarialnego (np. darowizna u notariusza). Od 20 sierpnia 2025 r. wyjątek obejmuje też nabycie zwolnione od podatku jako nabycie od najbliższej rodziny (art. 19 ust. 6–7 i art. 4a ustawy o podatku od spadków i darowizn). Oba wyjątki stosuje się do nabyć po 31 grudnia 2006 r. Liczy się to, czy warunki zwolnienia zostały faktycznie spełnione (np. zgłoszenie SD-Z2 w terminie), a nie sam stopień pokrewieństwa – pokaż kancelarii dokument nabycia i potwierdzenie zgłoszenia. W pozostałych przypadkach, np. przy spadku po dalszej rodzinie, zaświadczenie nadal jest wymagane. Brak obowiązku zaświadczenia nie zwalnia z wcześniejszych obowiązków podatkowych, jeśli były.

Zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego w sprawie podatku od spadków i darowizn – Kto wydaje: urząd skarbowy właściwy dla tej sprawy. Opłata skarbowa 17 zł od każdego zaświadczenia. Urząd wydaje zaświadczenie bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w 7 dni od złożenia wniosku. Nie jest potrzebne, gdy nabycie nastąpiło na podstawie umowy w formie aktu notarialnego albo było zwolnione od podatku jako nabycie od najbliższej rodziny (art. 4a) – dotyczy nabyć po 31 grudnia 2006 r. Zwolnienie z art. 4a zwykle wymaga zgłoszenia na formularzu SD-Z2 w terminie, więc pokaż kancelarii dokument nabycia i potwierdzenie zgłoszenia. W innych sytuacjach, np. przy spadku po dalszej rodzinie, zaświadczenie zwykle jest potrzebne.

To nie jest zaświadczenie o podatku dochodowym od sprzedaży. Ten podatek rozliczasz samodzielnie po sprzedaży – zasady w poradniku podatek od sprzedaży mieszkania.

7. Obszar rewitalizacji i prawo pierwokupu gminy

Ustawa o rewitalizacji pozwala radzie gminy ustanowić prawo pierwokupu wszystkich nieruchomości na obszarze rewitalizacji. W specjalnej strefie rewitalizacji gminie przysługuje prawo pierwokupu wszystkich nieruchomości w strefie. Dotyczy to także mieszkań.

Informacja z urzędu gminy, czy mieszkanie leży na takim obszarze – Kto wydaje: urząd gminy (w miastach – urząd miasta). Notariusz może poprosić o zaświadczenie – zapytaj kancelarię, w jakiej formie.

Prawo pierwokupu może wynikać także z innych przepisów niż ustawa o rewitalizacji – czy dotyczy Twojego mieszkania, notariusz sprawdzi dla konkretnej nieruchomości. Jeśli gminie przysługuje pierwokup, sprzedaż odbywa się w dwóch krokach.

Najpierw podpisujesz u notariusza umowę warunkową, którą notariusz przesyła do gminy. Umowę przenoszącą własność podpisujecie, gdy gmina nie skorzysta z prawa pierwokupu. Uwzględnij to w terminach w umowie przedwstępnej. Szczegóły – w poradniku prawo pierwokupu.

8. Sytuacje szczególne

Małżeństwo – jeśli mieszkanie jest w majątku wspólnym, do sprzedaży potrzebny jest udział obojga małżonków albo zgoda drugiego małżonka.
Pełnomocnik – pełnomocnictwo do sprzedaży nieruchomości musi mieć formę aktu notarialnego.
Mieszkanie kupione od gminy z bonifikatą – sprzedaż w ciągu kilku lat od zakupu może oznaczać obowiązek zwrotu bonifikaty. Sprawdź warunki w umowie i w urzędzie przed wystawieniem ogłoszenia.
Współwłasność – każdy współwłaściciel podpisuje umowę sam albo przez pełnomocnika.

Dokumenty, które pomagają w sprzedaży

Nie są wymagane przez prawo, ale kupujący o nie pytają: rzut mieszkania, wysokość opłat do wspólnoty lub spółdzielni, rachunki za media, informacja o planowanych remontach budynku. Więcej w poradniku jak przygotować mieszkanie do sprzedaży.

Kiedy który dokument

Nie wszystko musisz mieć w dniu publikacji ogłoszenia. Część dokumentów przyda się wcześniej, część dopiero u notariusza:

Moment	Co przygotować
Przed ogłoszeniem	dokument nabycia, numer i treść księgi wieczystej, świadectwo charakterystyki energetycznej, przy kredycie – informacja z banku o kwocie do spłaty; przy spadku – sprawdzenie, czy jest stwierdzenie nabycia i zaświadczenie z urzędu skarbowego
Przed umową przedwstępną	dane do umowy (numer księgi, opis lokalu), informacja o obciążeniach i o tym, kto podpisuje; bank kupującego z kredytem zwykle prosi o odpis księgi i zaświadczenia
Do aktu notarialnego	aktualne zaświadczenia: o braku zaległości, o osobach zameldowanych, ze spółdzielni, z urzędu skarbowego (tylko przy spadku lub darowiźnie, gdy nie obejmuje Cię wyjątek z ustawy); przy kredycie – zaświadczenie z banku o kwocie do spłaty i promesa; samą zgodę na wykreślenie hipoteki bank wyda dopiero po spłacie z ceny. Zestaw ustal z kancelarią
Po akcie	protokół zdawczo-odbiorczy ze stanami liczników, zgłoszenie zmiany w mediach i we wspólnocie, przy sprzedaży przed upływem 5 lat – PIT-39

Notariusz zwykle oczekuje zaświadczeń aktualnych na dzień aktu. Zapytaj kancelarię, z jaką datą je przynieść – zamówione zbyt wcześnie trzeba będzie odświeżyć.

Po sprzedaży – o czym pamiętać

Wydanie mieszkania – spiszcie protokół ze stanami liczników i listą kluczy. Wzór i opis: protokół zdawczo-odbiorczy.
Media i wspólnota – zgłoś sprzedaż dostawcom prądu i gazu oraz zarządcy, z datą wydania mieszkania. Od kiedy opłaty ponosi kupujący, ustalacie w umowie – zwykle od dnia wydania. Umowy z dostawcami zmienia się osobno, więc dzień przejścia własności, zmiany umowy i rozliczenia między wami mogą wypaść w różnych terminach.
Wymeldowanie – jeśli byłeś zameldowany w sprzedanym mieszkaniu, zamelduj się pod nowym adresem albo wymelduj w urzędzie gminy.
Podatek – sprzedaż przed upływem 5 lat od końca roku nabycia wykazujesz w PIT-39 za rok sprzedaży. Przy spadku 5 lat liczy się od końca roku, w którym mieszkanie nabył spadkodawca, a po podziale majątku małżonków – zwykle od nabycia do majątku wspólnego; dla części otrzymanej ponad dotychczasowy udział (np. za spłatą) – od podziału. Przy podziale majątku termin bywa ustalany inaczej, więc potwierdź go z doradcą podatkowym. Zasady: podatek od sprzedaży mieszkania.
Wypis aktu – zachowaj go razem z dowodami wydatków, jeśli korzystasz z ulgi mieszkaniowej.

Kolejny krok: cena

Z kompletem dokumentów zostaje ustalić cenę ofertową. Sprawdź bezpłatnie, za ile sprzedają się podobne mieszkania w okolicy. Koszty, które poniesiesz przy sprzedaży, opisuje poradnik ile kosztuje sprzedaż mieszkania.

Pytania i odpowiedzi

Co, jeśli zgubiłem akt notarialny zakupu?

Kolejny wypis wyda kancelaria notarialna, w której podpisano umowę. Jeśli kancelaria już nie działa, jej archiwum przejmuje zwykle inny notariusz albo archiwum sądu – zapytaj w izbie notarialnej. Notariusz przy sprzedaży sprawdzi też księgę wieczystą online.

Czy do sprzedaży potrzebny jest odpis z księgi wieczystej?

Zwykle nie musisz go zamawiać – notariusz sprawdza treść księgi w systemie elektronicznym. Wystarczy numer księgi. Odpis bywa potrzebny bankowi kupującego; zapytaj, czy wystarczy wydruk z przeglądarki ksiąg.

Czy bez świadectwa charakterystyki energetycznej można sprzedać mieszkanie?

Sprzedający ma obowiązek przekazać je kupującemu, a kupujący nie może się z tego zwolnić. Zamów je przed wystawieniem ogłoszenia – świadectwo jest ważne 10 lat. Koszt, kara i stan prac nad klasami A+ do G: świadectwo energetyczne mieszkania.

Ile trwa zebranie dokumentów?

Zaświadczenia z urzędu skarbowego i o zameldowaniu urząd wydaje najpóźniej w 7 dni od wniosku. Na zaświadczenia ze spółdzielni, od zarządcy i z banku czas ustala wydający – zapytaj o niego od razu. Najdłużej trwają sprawy do uregulowania: nieprzeprowadzony spadek, brak księgi, hipoteka po spłaconym kredycie.

Kto płaci za dokumenty?

Zwykle sprzedający – to on musi wykazać, że może sprzedać mieszkanie. Koszty notariusza przy akcie najczęściej ponosi kupujący, ale to sprawa umowy. Pełne zestawienie: ile kosztuje sprzedaż mieszkania.

Stan prawny na: 9 października 2026 r. To informacja ogólna, nie porada prawna ani podatkowa. Przepisy i stawki się zmieniają – przed transakcją potwierdź szczegóły u notariusza, a sprawy podatkowe z doradcą podatkowym albo w urzędzie skarbowym.

Źródła

To krok 3 z 9: Skompletuj dokumenty. Sprzedaż mieszkania krok po kroku – cały proces po kolei.