Akt notarialny sprzedaży mieszkania – jak wygląda

Wybór notariusza i termin

Notariusza możesz wybrać dowolnie. Nie musi mieć kancelarii w miejscu położenia mieszkania, bo wniosek do księgi wieczystej wysyła się elektronicznie do właściwego sądu. Zwyczajowo kancelarię wybiera kupujący, bo on zwykle płaci wynagrodzenie notariusza i podatki, ale strony mogą ustalić inaczej i zapisać to już w umowie przedwstępnej.

Termin ustalcie z wyprzedzeniem. Kupujący z kredytem uzgadnia go także z bankiem: bank musi wydać decyzję, podpisać z nim umowę kredytu i przygotować wypłatę. Jeśli sprzedajesz mieszkanie z hipoteką, potrzebujesz jeszcze zaświadczenia z własnego banku o kwocie do spłaty. Dopiero gdy wszystkie te dokumenty są gotowe, kancelaria może przygotować projekt aktu.

Dokumenty i projekt aktu

Kilka dni przed aktem kancelaria prosi o dokumenty. Zestaw zależy od mieszkania i Twojej sytuacji. Najczęściej są to:

• dowody osobiste sprzedających i kupujących,
• dokument nabycia mieszkania – akt kupna, umowa darowizny, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku albo akt poświadczenia dziedziczenia,
• numer księgi wieczystej – notariusz sam sprawdzi jej treść w systemie,
• zaświadczenie o braku zaległości w opłatach ze spółdzielni albo od zarządcy wspólnoty – zob. zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami,
• przy mieszkaniu ze spadku albo z darowizny – zaświadczenie z urzędu skarbowego o podatku; niepotrzebne, gdy nabycie nastąpiło na podstawie umowy w formie aktu notarialnego albo było zwolnione od podatku na podstawie art. 4a (najbliższa rodzina) – art. 19 ust. 7 ustawy o podatku od spadków i darowizn; czy wyjątek obejmuje Twoje nabycie, potwierdzi notariusz,
• świadectwo charakterystyki energetycznej – sprzedający przekazuje je kupującemu,
• przy kredycie sprzedającego – zaświadczenie z banku o saldzie i zobowiązanie do wydania zgody na wykreślenie hipoteki po spłacie.

Pełna lista z wyjaśnieniem, skąd wziąć każdy dokument, jest w poradniku jakie dokumenty do sprzedaży mieszkania.

Na podstawie dokumentów kancelaria przygotowuje projekt aktu i wysyła go stronom. Przeczytaj go spokojnie przed wizytą: dane, cenę, sposób i termin zapłaty, termin wydania mieszkania, informację o hipotece, wyposażenie, które zostaje. Poprawki łatwiej zgłosić mailem dzień czy dwa wcześniej niż przy stole, gdy wszyscy czekają na podpis.

Co potwierdzić dzień przed wizytą

• czy kancelaria ma komplet dokumentów i czy masz najnowszą wersję projektu,
• jak notariusz ustali tożsamość stron i czy pełnomocnictwa mają właściwą formę; jeśli ktoś nie zna polskiego – czy potrzebny jest tłumacz,
• przy kredycie kupującego – czy bank potwierdził warunki wypłaty, jakich dokumentów potrzebuje po akcie i czy termin zapłaty w projekcie da się dotrzymać,
• zastrzeżenie numeru PESEL – przed aktem sprzedaży notariusz sprawdza w rejestrze, czy PESEL strony jest zastrzeżony, i odmawia sporządzenia aktu, jeśli jest (art. 85a Prawa o notariacie). Jeśli zastrzegłeś PESEL, cofnij zastrzeżenie na czas czynności – samodzielnie, przez usługę elektroniczną (gov.pl, aplikacja mObywatel) albo osobiście w dowolnym urzędzie gminy (art. 23e ustawy o ewidencji ludności) – i nie przekazuj nikomu dostępu do aplikacji ani kodów logowania.

Co sprawdza notariusz

• tożsamość stron i pełnomocników,
• czy sprzedający jest właścicielem i może sprzedać mieszkanie – na podstawie księgi wieczystej albo zaświadczenia ze spółdzielni,
• czy potrzebna jest zgoda małżonka – zob. zgoda małżonka na sprzedaż mieszkania,
• czy pełnomocnictwo ma właściwą formę i zakres – zob. pełnomocnictwo do sprzedaży mieszkania,
• przy mieszkaniu ze spadku albo z darowizny – zaświadczenie z urzędu skarbowego, jeśli jest potrzebne,
• czy sprzedający przekazuje kupującemu świadectwo charakterystyki energetycznej.

Notariusz czuwa nad zgodnością czynności z prawem i ma obowiązek wyjaśnić stronom skutki aktu. Nie reprezentuje jednak żadnej ze stron i nie negocjuje za Ciebie. Jeśli masz wątpliwości co do swojej sytuacji, zapytaj go przed aktem albo poradź się prawnika.

Ile kosztuje akt notarialny i kto płaci

Większość kosztów przy sprzedaży używanego mieszkania ponosi zwyczajowo kupujący. Rozporządzenie o taksie notarialnej określa tylko stawki maksymalne – notariusz może wziąć mniej. Przy umowie sprzedaży lokalu mieszkalnego maksymalna taksa to połowa stawki ogólnej (§ 6 pkt 19 rozporządzenia).

W tabeli są różne rodzaje kosztów: taksa i wypisy to maksymalne wynagrodzenie notariusza (plus VAT), PCC to podatek, a opłaty sądowe są stałe – wszystko według stanu prawnego podanego niżej. Strony mogą ustalić, kto ponosi koszty, ale nie zmieniają tym, kto jest podatnikiem PCC. Pełne wyliczenie i koszty po stronie sprzedającego opisujemy w poradniku ile kosztuje sprzedaż mieszkania. Przed umową poproś kancelarię o kosztorys – dostaniesz go zwykle razem z projektem aktu.

Przebieg wizyty

1. Notariusz sprawdza dokumenty tożsamości i pyta o stan cywilny stron.
2. Odczytuje akt na głos. To czas na pytania i poprawki, więc przerwij, jeśli coś jest niejasne. Odczytanie jest obowiązkowe – nawet jeśli znasz projekt na pamięć.
3. Poprawki wprowadza się od razu, a notariusz drukuje poprawioną wersję albo odnotowuje zmianę w treści aktu.
4. Strony podpisują akt. Oryginał zostaje w kancelarii, strony dostają wypisy.
5. Kupujący płaci notariuszowi należności: wynagrodzenie, PCC i opłaty sądowe, które notariusz pobiera i przekazuje dalej.

Ile trwa wizyta, zależy od długości aktu, liczby stron i tego, ile jest pytań. Przy jednym sprzedającym i jednym kupującym bez kredytu idzie zwykle sprawnie. Przy kilku współwłaścicielach, pełnomocnikach i kredycie zarezerwuj więcej czasu.

Co zwykle zawiera akt sprzedaży

• dane stron i opis mieszkania z numerem księgi wieczystej,
• podstawę nabycia przez sprzedającego,
• cenę oraz sposób i termin zapłaty,
• termin wydania mieszkania,
• oświadczenia stron, np. o obciążeniach, zaległościach i osobach zameldowanych,
• czasem oświadczenie o poddaniu się egzekucji – np. sprzedającego co do wydania mieszkania albo kupującego co do zapłaty ceny, jeśli strony tak ustalą (art. 777 Kodeksu postępowania cywilnego),
• wniosek o wpis do księgi wieczystej.

Zapłata ceny – bezpieczne sposoby

Sposób zapłaty ustalacie wcześniej i wpisujecie do aktu. Najczęstsze rozwiązania:

• Przelew własnych środków kupującego przed aktem albo w dniu aktu. Sprzedający sprawdza wpływ na swoim rachunku, zanim podpisze – albo akt mówi, w jakim terminie pieniądze mają wpłynąć. Potwierdzenie przelewu (np. PDF) od kupującego nie zastępuje sprawdzenia rachunku.
• Wypłata kredytu kupującego po akcie. Bank wypłaca pieniądze na podstawie wypisu aktu i wniosku o wpis hipoteki, zwykle w ciągu kilku dni. Przy kredycie sprzedającego część ceny trafia najpierw do jego banku na spłatę.
• Depozyt notarialny – kupujący wpłaca cenę na rachunek kancelarii, a notariusz wypłaca ją sprzedającemu po spełnieniu warunku z protokołu depozytowego, np. po wydaniu mieszkania. Za przyjęcie depozytu notariusz pobiera osobne wynagrodzenie.
• Rachunek powierniczy w banku – działa podobnie jak depozyt, ale prowadzi go bank.

Nie podpisuj w akcie oświadczenia, że otrzymałeś całą cenę, jeśli dotarła tylko jej część. Gdy część ceny ma trafić do banku albo innego wierzyciela, porównaj kwoty i numery rachunków z dokumentami od wierzyciela i ustal, kto pilnuje dokumentów potrzebnych do wykreślenia hipoteki. Zasada dla sprzedającego jest prosta: nie wydawaj kluczy, dopóki nie masz pieniędzy albo pewnego zabezpieczenia zapłaty zapisanego w akcie. Omów z notariuszem, który sposób chroni obie strony w Waszej sytuacji.

Sprzedaż mieszkania z kredytem

Hipoteka nie blokuje sprzedaży, ale wymaga przygotowania. Przed aktem poproś swój bank o zaświadczenie z kwotą do spłaty na dzień planowanej zapłaty, numerem rachunku do spłaty i zobowiązaniem do wydania zgody na wykreślenie hipoteki po spłacie. Notariusz wpisze do aktu, że część ceny kupujący przelewa bezpośrednio do Twojego banku, a resztę na Twój rachunek.

Po spłacie bank wydaje zgodę na wykreślenie hipoteki. Wniosek o wykreślenie składa się do sądu – często robi to notariusz albo kupujący w ramach ustaleń z aktu. Opłata sądowa to 100 zł. Szczegóły w poradniku sprzedaż mieszkania z kredytem hipotecznym.

Kiedy kupujący staje się właścicielem

Przy sprzedaży mieszkania, które jest już odrębną własnością, własność przechodzi na kupującego z chwilą podpisania aktu. Wpis w księdze wieczystej, który sąd zrobi później, tylko to potwierdza. Podpis nie kończy jednak Twoich obowiązków: zostają te z aktu (wydanie lokalu w terminie, wymeldowanie, przekazanie kluczy) i z przepisów, np. odpowiedzialność za wady na zasadach Kodeksu cywilnego, jeśli nie została w umowie skutecznie ograniczona.

Przy spółdzielczym własnościowym prawie do lokalu bez księgi wieczystej prawo również przechodzi z chwilą aktu, a notariusz zawiadamia spółdzielnię. Szczegóły w poradniku sprzedaż mieszkania spółdzielczego.

Po akcie

• Notariusz wysyła wniosek o wpis kupującego do księgi wieczystej. Wpisu dokonuje sąd – może to potrwać od kilku tygodni do kilku miesięcy, zależnie od sądu.
• Notariusz przesyła wypis aktu do starosty. Stąd cena trafia do Rejestru Cen Nieruchomości – tego samego, z którego pochodzą ceny transakcyjne na naszych stronach.
• Wydanie mieszkania następuje w terminie z aktu. Zob. protokół zdawczo-odbiorczy – wydanie mieszkania.
• Jeśli sprzedajesz przed upływem 5 lat od końca roku nabycia, rozliczasz podatek dochodowy w zeznaniu PIT-39 do 30 kwietnia następnego roku. Przy mieszkaniu ze spadku 5 lat liczy się od końca roku, w którym nabył je spadkodawca (art. 10 ust. 5 ustawy o PIT), a po ustaniu wspólności majątkowej małżonków też obowiązują osobne zasady – zob. podatek od sprzedaży mieszkania.
• Przy spółdzielczym prawie do lokalu notariusz przesyła wypis spółdzielni.
• Przy własności lokalu kupujący i sprzedający składają w gminie informację o nieruchomości w ciągu 14 dni: kupujący – bo obowiązek podatkowy u niego powstaje, sprzedający – bo u niego wygasa (art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych). Zob. podatek od nieruchomości za mieszkanie.
• Zapisz nazwę kancelarii, datę aktu i jego numer (repertorium). Kolejny wypis zamówisz w tej kancelarii, a gdy akta trafiły już do archiwum – tam, gdzie je przechowuje. Przed zamówieniem zapytaj bank albo urząd, czy potrzebuje wypisu, czy wystarczy kopia.

Zanim umówisz notariusza

Cena w akcie jest ostateczna, więc ustal ją wcześniej. Bezpłatny szacunek pokaże ceny transakcyjne podobnych mieszkań w okolicy. Jeśli negocjacje dopiero przed Tobą, dane do ceny ofertowej i kwoty minimalnej omówisz na konsultacji cenowej (30 minut, 199 zł). Pytania o treść aktu zadaj notariuszowi.

Pytania i odpowiedzi

Stan prawny na: październik 2026. To informacja ogólna, nie porada prawna ani podatkowa. Przepisy i stawki się zmieniają – przed transakcją potwierdź szczegóły u notariusza, a sprawy podatkowe z doradcą podatkowym albo w urzędzie skarbowym.

Źródła

• Prawo o notariacie – tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 614, m.in. art. 85 § 2a i art. 85a (zastrzeżenie PESEL) (ELI)
• Kodeks cywilny (ISAP)
• Rozporządzenie w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1566 (ISAP)
• Ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (ISAP)
• Ustawa o charakterystyce energetycznej budynków (ISAP)
• Ustawa o podatku od spadków i darowizn – tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 478, art. 19 ust. 6–7 (ELI)
• Ustawa o podatku od czynności cywilnoprawnych – tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 191, art. 4 i art. 9 pkt 17 (ELI)
• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych – tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 592, art. 10 ust. 1 pkt 8 i ust. 5–6 (ELI)
• Ustawa o podatkach i opłatach lokalnych – tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 707, art. 6 ust. 6 (ELI)
• Ustawa o ewidencji ludności – tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 384, art. 23e (zastrzeżenie i cofnięcie zastrzeżenia PESEL) (ELI)

Udostępnij poradnik · Drukuj / zapisz PDF