Najem okazjonalny – jak zawrzeć umowę krok po kroku

Najem okazjonalny a zwykły najem

Kto może zawrzeć najem okazjonalny

Zasady opisują art. 19a–19e ustawy o ochronie praw lokatorów. Wynajmującym musi być osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Najem dotyczy lokalu służącego do zaspokajania potrzeb mieszkaniowych. Firmy wynajmujące mieszkania nie mogą zawrzeć najmu okazjonalnego – mogą zawrzeć zwykły najem albo najem instytucjonalny.

Najemcą może być każdy, kto przedstawi wymagane oświadczenia. W praktyce największą przeszkodą jest dla niego znalezienie lokalu na wypadek egzekucji – zwykle mieszkania rodziców albo innej bliskiej osoby.

Co musi zawierać umowa

• Forma pisemna – pod rygorem nieważności, także dla zmian umowy (art. 19a ust. 6). Umowa ustna nie wystarczy.
• Czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat. Najmu okazjonalnego nie zawiera się na czas nieokreślony.
• Czynsz i opłaty – ile, do kiedy i na jaki rachunek. Osobno zapisz, za co najemca płaci bezpośrednio dostawcom mediów.
• Kaucja – jeśli ją bierzesz, najwyżej sześciokrotność miesięcznego czynszu. Zapisz jej kwotę i zasady zwrotu. Więcej w poradniku kaucja za mieszkanie – ile i kiedy zwrot.
• Załączniki – trzy dokumenty opisane niżej.

Trzy załączniki od najemcy

1. Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu wynajmującego.
2. Wskazanie innego lokalu, w którym najemca będzie mógł zamieszkać, gdyby trzeba było przeprowadzić egzekucję.
3. Oświadczenie właściciela tego lokalu (albo osoby, która ma do niego tytuł prawny), że zgadza się na zamieszkanie tam najemcy i osób z nim zamieszkujących. Wynajmujący może zażądać, żeby podpis na nim był poświadczony notarialnie – w praktyce zwykle tego wymaga. Zapytaj notariusza.

Jeśli najemca dowie się, że nie może już zamieszkać we wskazanym lokalu, np. bo właściciel go sprzedał, ma 21 dni od dnia, w którym się o tym dowiedział, na wskazanie innego lokalu i przedstawienie nowego oświadczenia jego właściciela. Nie czeka na wezwanie wynajmującego. Jeśli tego nie zrobi, możesz wypowiedzieć umowę na piśmie z co najmniej siedmiodniowym okresem wypowiedzenia (art. 19a ust. 3 i art. 19d ust. 5). Zapisz w umowie, jak najemca ma Cię o takiej zmianie informować.

Ile kosztuje najem okazjonalny

Główny koszt to wizyta najemcy u notariusza. Ustawa o ochronie praw lokatorów (art. 19a ust. 7) ogranicza wynagrodzenie notariusza za oświadczenie o poddaniu się egzekucji przy najmie okazjonalnym do jednej dziesiątej minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przy minimalnym wynagrodzeniu 4806 zł w 2026 r. to 480,60 zł netto, do tego VAT i wypisy. Poświadczenie podpisu właściciela lokalu zastępczego kosztuje osobno, ale niewiele.

Umówcie się z góry, kto pokrywa koszt wizyty u notariusza – przepisy nie przerzucają go automatycznie na żadną ze stron. Notariusz poda wysokość opłaty przed czynnością.

Zgłoszenie do urzędu skarbowego – 14 dni

Wynajmujący musi zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na swoje miejsce zamieszkania w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Liczy się data początku najmu z umowy, a nie data podpisania. To najczęstszy błąd. Bez zgłoszenia nie stosuje się przepisów o żądaniu opróżnienia lokalu i klauzuli wykonalności (art. 19b ust. 3), a najemca korzysta z ochrony jak przy zwykłym najmie.

Przepisy nie przewidują urzędowego formularza. Wystarczy pismo z Twoimi danymi, adresem wynajmowanego lokalu i datą rozpoczęcia najmu, złożone w urzędzie albo wysłane poleconym. O złożenie przez internet zapytaj w swoim urzędzie skarbowym. Wiele osób dołącza kopię umowy. Zachowaj potwierdzenie złożenia zgłoszenia – bez niego trudno będzie skorzystać z uproszczonej eksmisji.

Zgłoszenie umowy to co innego niż rozliczenie podatku od przychodu z najmu. Przychód z najmu prywatnego rozlicza się ryczałtem – zob. podatek od najmu mieszkania – ryczałt.

Kolejność kroków

1. Uzgodnijcie warunki: czynsz, opłaty, kaucję, czas trwania umowy.
2. Najemca wskazuje lokal na wypadek egzekucji i przynosi oświadczenie jego właściciela – z poświadczonym podpisem, jeśli wynajmujący tego wymaga.
3. Najemca składa u notariusza oświadczenie o poddaniu się egzekucji. Kolejność wizyt i to, jak oświadczenie ma wskazywać umowę, ustalcie z notariuszem – dokument ma dotyczyć tej konkretnej umowy i tego najemcy.
4. Podpisujecie umowę z załącznikami i protokół zdawczo-odbiorczy ze stanem liczników i zdjęciami. Przekazujesz najemcy kopię albo wydruk świadectwa charakterystyki energetycznej.
5. W ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu zgłaszasz umowę w urzędzie skarbowym i zachowujesz potwierdzenie.

Przed przekazaniem kluczy porównaj dane i adresy w umowie i załącznikach. Sprawdź, czy zgoda na inny lokal obejmuje wszystkie osoby, które zamieszkają z najemcą. Sama nazwa „najem okazjonalny” w tytule umowy nie zastępuje żadnego z tych kroków.

Kiedy można wypowiedzieć umowę

Umowę na czas oznaczony da się wypowiedzieć tylko z powodów, które przewiduje ustawa albo umowa. Ustawa o ochronie praw lokatorów pozwala wypowiedzieć najem okazjonalny m.in., gdy najemca:

• używa lokalu niezgodnie z umową albo niszczy go mimo upomnienia,
• zalega z czynszem lub opłatami za co najmniej trzy pełne okresy płatności,
• wynajął, podnajął albo oddał lokal do używania bez zgody wynajmującego.

Inne przyczyny wypowiedzenia można wpisać do umowy. Przy wypowiedzeniu z powodu zaległości wynajmujący musi najpierw uprzedzić najemcę na piśmie i dać mu dodatkowy miesiąc na zapłatę. Osobną podstawą jest niewskazanie w 21 dni nowego lokalu, opisane wyżej.

Gdy najemca nie wyprowadza się po końcu umowy

1. Wynajmujący doręcza najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu z urzędowo poświadczonym podpisem. Termin na wyprowadzkę nie może być krótszy niż 7 dni od doręczenia żądania.
2. Jeśli najemca się nie wyprowadzi, wynajmujący składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu z oświadczeniem najemcy. Dołącza żądanie z dowodem doręczenia albo wysłania listem poleconym, dokument potwierdzający swój tytuł prawny do lokalu i potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego (art. 19d ust. 4).
3. Z tytułem wykonawczym wynajmujący zwraca się do komornika, który prowadzi egzekucję opróżnienia lokalu.

To zwykle szybsza droga niż proces o eksmisję przy zwykłym najmie, ale nadal wymaga sądu i komornika – nie daje prawa do samodzielnej wymiany zamków ani odcięcia mediów. Ile to potrwa, zależy od sądu i komornika. Szczegóły, terminy i wymogi formalne omów z prawnikiem, zanim zaczniesz działać.

Najem a sprzedaż mieszkania

Najem na czas oznaczony nie zabrania sprzedaży. Jeśli zechcesz sprzedać mieszkanie w trakcie najmu, umowa najmu co do zasady przechodzi na kupującego. Co to oznacza dla ceny i terminów, opisujemy w poradniku sprzedaż mieszkania z najemcą. Jeśli dopiero decydujesz, co zrobić z mieszkaniem, zob. wynająć czy sprzedać mieszkanie.

Ile jest warte mieszkanie, które wynajmujesz

Przed decyzją o najmie na kilka lat warto wiedzieć, ile mieszkanie jest warte dziś. Sprawdź bezpłatny szacunek ceny mieszkania z cen transakcyjnych w okolicy. Wynik możesz omówić na konsultacji cenowej (30 minut, 199 zł): ekspert porówna mieszkanie z podobnymi, już sprzedanymi lokalami. To rozmowa o danych z transakcji, nie operat szacunkowy. W sprawie umów najmu i podatków ekspert nie doradza.

Pytania i odpowiedzi

Stan prawny na: październik 2026. To informacja ogólna, nie porada prawna. Przepisy się zmieniają, a każda umowa jest inna – przed podpisaniem potwierdź szczegóły u notariusza albo prawnika. Przed decyzją otwórz aktualny tekst ustawy z linków poniżej.

Źródła

• Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (ISAP)
• Kodeks cywilny – najem, w tym zbycie rzeczy najętej (art. 678) (ISAP)
• Rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025 r. – minimalne wynagrodzenie za pracę w 2026 r. (Dz.U. 2025 poz. 1242, ELI)

Udostępnij poradnik · Drukuj / zapisz PDF